MBVF 0119 SYSTEMREVISION

Version:	3.0	Referens:	jla231221
Giltighet fr o m:	2024-11-19	T o m:	Tills vidare
Godkänd av:	Styrelsen /Arnold Vonkavaara	Referens:	Sty 24:12 (§ 24-161)
Revalideringsdatum:		Referens:
Ersätter:	MBVF 0119 ver 2.5	Daterad:	2022-10-23
Ansvarig utgivare:	Tc Rolf Nord
Sakredaktör:	Sa Jan Långström

Till denna föreskrift är knuten en handbok MBVH 00119 som behandlar krav från styrande dokument och rekommenderade rutiner för revisionens genomförande.

INNEHÅLL

---

1. ALLMÄNT

1.1. Avgränsning

Säkerhetsstyrningssystemet kan inte låtas vara ett statiskt system, utan måste hela tiden övervakas och kontinuerligt förbättras. För den direkta övervakningen finns en gemensam metod (se MBVF 0132. Förbättring efterhand kan också ske periodvis genom revisioner, ofta förtydligade som internrevisioner då de initieras av MBV.

1.2. Styrande dokument

• Förordning (EU) 2018/762 med ändringar enligt förordning (EU) 2020/782, om gemensamma säkerhetsmetoder för krav på säkerhetsstyrningssystem, särskilt bilaga I och II punkt 6.1.1
• Förordning (EU) 2019/779 med ändringar enligt förordning (EU) 2020/780, om certifiering av enheter som ansvarar för underhåll, särskilt bilaga II punkterna 3.3 och 4.

2. REVISIONENS OMFATTNING

2.1. Revisionsplan

Säkerhetsansvarig ska varje år senast i oktober lämna till MBV:s styrelse för godkännande en plan för omfattningen av årets revision. Styrelsen kan dock besluta att revision därutöver ska göras vid annan tidpunkt eller annan omfattning.

Styrelsen utser i samband med godkännandet av revisionsplanen revisor. Revisionen ska därefter utföras med start senast i december.

2.2. Överensstämmelse

För det område revisionen omfattar, ska det kontrolleras att säkerhetsstyrningssystemet uppfyller kraven i tillämpliga styrande dokument. Härvid kan en modell enligt MBVF 0125 användas.

2.3. Checklistor

Det bör finnas i till denna föreskrift förbundna handboken checklistor för de vanligaste revisionsområdena, i första hand

• MBVF 01 Allmänna föreskrifter
• MBVF 02 Trafikförskrifter
• MBVF 03 Kompetensstyrningssystsem
• MBVF 04 Underhållsföreskrifter
• MBVF 06 Infrastrukturföreskrifter

Säkerhetsrevisorn ska dock inte känna sig bunden till dessa, utan kunna modifiera och utvidga dem. Kontrollen ska omfatta inte bara normalförhållanden, utan även störnings- och nödsituationer.

3. SÄKERHETSREVISOR

3.1. Revisorns kompetens

Säkerhetsrevisor är en funktionär i funktion A13 enligt förteckningen över funktioner i MBVF 0131. En sådan ska i kompetens- och behörighetshänseende hanteras i kompetensstyrningssystemet (se MBVF 0301. Kompetenskraven specificeras i föreskriften MBVF 0303.

3.2. Opartiskhet, oberoende, och öppenhet

Revisorn ska vara opartisk:

• Ska förhålla sig neutral till alla personer eller instanser som kan ha åsikter om revisionens innehåll, utförande eller resultat.
• Ska behandla all information som framkommer objektivt.

Revisorn ska vara oberoende:

• Ska inte kunna dra fördel av något av sina beslut, rekommendationer eller åsikter.
• Ska inte kunna drabbas av negativa konsekvenser oavsett vad hans rapport innehåller.
• Ska inte vara sysselsatt i den verksamhet som för tillfället revideras.

Revisionen ska ske öppet:

• Ingen hemlig agenda får förekomma.
• De personer som utsätts för granskning ska vara medvetna om det.
• Revisionsrapporten ska vara tillgänglig för alla medarbetare.

3.3. Förordnande av revisor

Styrelsen ska granska föreslagen revisor med hänsyn till kompetenskraven och de särskilda kraven om oberoende etc i punkt 3.2 ovan. Engagemang i MBV:s verksamhet är inte i sig diskvalificerande, men råder tvekan om oberoendet, ska extern kraft sökas. Oavsett detta, bör extern revisor anlitas minst en gång under en löpande fyraårsperiod.

Säkerhetsrevisor utses av styrelsen varefter kompetensnämnden utfärdar behörighet i funktion A13 (se MBVF 0131). Ärendet ska protokollföras av båda instanserna. Behörigheten ska löpa under högst 4 månader om inte särskilda skäl nödvändiggör längre tid. Revisorn ska lämna sitt medgivande till att registeras i kompetensstyrningssystemet.

4. REVISIONENS GÅNG

Revisorn bör inledningsvis bekanta sig med säkerhetsstyrningssystemet om så inte är gjort tidigare. Även om revisorn tidigare reviderat samma system, kan man inte förutsätta att inga väsentliga förändringar gjorts sedan dess. När checklistor för revisionens gång finns, kan revisorn välja att följa dem, men ska vara fri att anpassa dem eller följa egna rutiner.

Under revisionens gång ska revisorn dokumentera sitt arbete, innefattande vilka dokument och processer han granskat samt tillhörande iakttagelser och rekommendationer. Där så är lämpligt ska revisorn intervjua berörda befattningshavare och begära kompletterande information. Revisorn ska vid utformandet av rekommendationerna överväga behovet av riskbedömning.

Om revisorn finner något missförhållande som påkallar omedelbar åtgärd, ska han utan dröjsmål kontakta styrelsen i detta ärende.

5. REVISIONSRAPPORT

5.1. Rapportens innehåll

När revisorn är klar med sitt uppdrag, ska han lämna en rapport till styrelsen om resultatet av sin granskning tillsammans med förslag till åtgärder. Rapporten ska inordnas i säkerhetsavdelningens rapportförteckning och ges en beteckning i denna och göras tillgänglig på samma sätt.

Övrig dokumentation som ligger till grund för rapporten ska även göras tillgänglig för styrelsen.

5.2. Åtgärder efter rapportens mottagande

För de föreskrifter m m revisorn lämnat förslag till ändringar, ska nya versioner upprättas så snart så kan ske. Om nödvändigt, ska personal i säkerhetstjänst kallas till särskild vidareutbildning. Är ändringarna av mindre akut karaktär, får sådan vidareutbildning göras i samband med den årliga repetitionsutbildningen.

Om inte revisorn bedömt behovet av riskbedömning för ändringar, ska styrelsen föranstalta om detta.

Styrelsen ska protokollföra mottagande av rapporten och detta protokoll ska anges som hänvisning vid revalidering av föreskrifter och andra åtgärder som beslutas med anledning av rapporten.

För de föreskrifter som revisorn angett att han granskat men inte funnit i behov av ändringar, ska dessa anges som revaliderade, och uppgift om detta införas i föreskriften (jfr MBVF 0102).

6. UPPFÖLJNING

6.1. Rapport till styrelsen

Innan säkerhetsrevisorns uppdrag är avslutat, ska han senast tre månader senare granska vad hans rekommendationer förändrat i förskrifter, rutiner m m, om förändringarna varit ändamålsenliga och lämna en rapport över vad som framkommit vid denna uppföljande granskning till styrelsen.

6.2. Rapport till nationell säkerhetsmyndighet

Följande ska rapporteras för det år rapporten avser

• Det totala antalet systemrevisioner som var planerade.
• Det totala antalet systemrevisioner som genomfördes.
• Beskrivning av resultaten av de systemrevisioner som genomfördes.

Se även MBVF 0132.

---

Malmbanans Vänner, Arcusvägen 95, 975 94 LULEÅ. Tel 0920-250016.

 Fil 0489 datum 2025-03-14