MBVF 0103 INFORMATIONSHANTERING I SÄKERHETSSTYRNINGSSYSTEMET

Version:	4.2	Referens:
Giltighet fr o m:	2025-02-23	T o m:	Tills vidare
Godkänd av:	MBV styrelse / Arnold Vonkavaara	Referens:	Sty 25:4 (§ 25-30)
Revalideringsdatum:		Referens:
Ersätter:	MBVF 0401 ver 4.1	Daterad:	2023-03-20
Ansvarig utgivare:	Tc Rolf Nord
Sakredaktör:	Sa Jan Långström

Till denna föreskrift är knuten en handbok MBVH 30103 med beskrivningar av föreskriftens praktiska tillämpning och rutiner.

Ändringar jämfört med föregående version är markerade på detta sätt.

---

INNEHÅLL

---

1. ALLMÄNT

1.1. Ändamål

Denna föreskrift behandlar hur säkerhetsstyrningssystemets information skapas, distribueras och används.

1.2. Styrande dokumnent

Förordning (EU) 2018/762 med ändringar enligt förordning (EU) 2020/782, bilaga I och II punkt 4.4 Information och kommunikation

1.3. Definitioner i detta dokument

• Orderrum = det rum som i MBV:s lokaler har avsatts för dokumentation för aktuella trafik- och infrastrukturändamål.
• Säkerhetsrum = utrymme avsatt för förvaring av backupkopior m m; får inte vara i samma byggnad som orderrummet eller dataserver. Det får finnas flera säkerhetsrum beroende på kopiornas art.
• Skriftligen = överföring eller dokumentation på icke-flyktigt och enkelt läsbart medium, vanligen papper.
• Datainformation = (datoriserad) information lagrad med hjälp av dator. Kräver hjälpmedel för att läsas och löper större risk att försvinna om inte särskilda åtgärder vidtas.

1.4. Riskhantering

Då något ändras i informationshanteringen, ska en riskbedömning göras, som vid behov ska leda till en riskanalys. Detta gäller i synnerhet för ändringar i hanteringen av datoriserad information.

1.5. Personuppgifter

För att genomföra verkamheten krävs att personuppgifter lagras beträffande behörighet, hälsointyg m m. Den som deltar i säkerhetsrelaterade uppgifter ska därför lämna sitt medgivande till behandling av personuppgifter.

2. KRAV PÅ INFORMATIONSKANALER

2.1. Gemensamma krav

Vid all överföring av information som inverkar på säkerheten ska den vara

• konsekvent oberoende varifrån den kommer: därför ska man använda standardiserade termer och fraser,
• uppdaterad så att inte gammal information medför ökade risker,
• riktig, dvs inte innehålla felaktigheter.

2.2. Muntlig information

Både när mottagaren ska komma ihåg informationen och vid överföringen, som kan ske öga mot öga men också genom hjälpmedel som telefon och radio, finns risk för förvrängning. Därför ska information som inverkar på säkerheten

• repeteras,
• dokumenteras genom omedelbara minnesanteckningar.

Muntlig överföring bör endast användas i löpande arbete. Man bör även beakta möjligheten till inspelning av telefon- eller radiosamtal.

2.3. Skriftlig information

När information lämnas på papper, ska avsändaren bevara en kopia av dokumentet och notera när det avsänts.

2.4. Datoriserad information

Backupkopior ska regelbundet tas på lagrade dokument och i tillämpliga fall även som utskrifter på papper.

Det ska finnas rutiner för att säkra verksamheten i övrigt om tillgång till hela eller delar av den datoriserade informationen blockeras. Backupkopior får därvid användas om hänsyn tas till att information kan ha tillkommit sedan kopian togs.

Vid alla tillfällen då information hämtas ur ett datoriserat system som kan tänkas påverka säkerheten, ska en rimlighetskontroll göras.

3. HANTERING AV FÖRESKRIFTER MBVF OCH MEDDELANDEN MBVM

3.1. Tillgänglighet

När en version av en föreskrift är godkänd eller ett meddelande sänts ut, ska den vara tillgänglig på följande ställen:

• På webbplatsen, utan att inloggning krävs.
• I orderrummet i pappersformat.
• I säkerhetsrum i pappersformat.

Ansvarig för detta är utgivaren av föreskriften eller meddelandet.

Vid godkännandet ska de föreskrifter som inte längre är giltiga behandlas på följande sätt:

• På webbplatsen flyttas de till en mapp där det klart framgår att föreskriften inte längre är gällande.
• Inloggning ska krävas för åtkomst.
• Från orderrummet borttages ogiltiga föreskrifter.
• I säkerhetsrummet markeras ogiltiga föreskrifter med påskrift om detta och arkiveras.

3.2. Distribution och kvittering

De medarbetare som är i säkerhetstjänst ska delges den information som föreskriften eller meddelandet innehåller. Den som använder webbplatsen ska vid inloggning få påminnelse om att det finns ett nytt dokument att läsa. Om dokumentet läses på webbplatsen, ska detta loggas. I andra fall ska vederbörande kvittera mottagandet på en kvitteringslista i orderrummet.

3.3. Vid utbildning

I samband med utbildning ska eleven ha en kopia av de MBVF och MBVM som gäller för elevens verksamhet. Vid årlig repetitionsutbildning ska detta även ske vad gäller ändringar och nytillkomna dokument.

4. HANTERING AV HANDBÖCKER

4.1. Gemensamma krav

Det ska framgå av dokumentet vem som författat det och när det skett. Om så är lämpligt, kan handböcker versionshanteras.

4.2. Handböcker knutna till föreskrifter

Dessa handböcker kännetecknas av att deras nummer består av föreskriftens nummer med siffran 3 dessför innan, t ex MBVH 30103. De ska versionshanteras och godkännas på samma sätt som motsvarande föreskrift MBVF.

4.3. Övriga handböcker

I princip kan handböcker skrivas om vad som helst. De får dock inte förses med nummer som är reserverad för handböcker knutna till föreskrifter.

5. HANTERING I KOMPETENSSTYRNINGSSYSTEMET

information i detta ska följa de allmänna riktlinjerna i avsnitten 1 och 2 ovan. I övrigt regleras utformningen av kompetensstyrningssystemet i föreskriften MBVF 0301 Kompetensstyrningssystem.

6. HANTERING I UNDERHÅLLSSYSTEMET

För dokumentation av fordon, deras egenskaper och underhåll finns särskilda bestämmelser i MBVF 0416 Fordonsdokumnetation.

7. HANTERING I AVVIKELSEHANTERINGSSYSTEMET

7.1. Inmatning i systemet

Avvikelsesystemet är viktigt för att fastställa brister organisation och utförande, men på grund av den mångfald anledningar och situationer där avvikelser kan uppstå, måste inmatning till detta vara flexibel och ta hänsyn till olika befattningshavares förutsättningar. I övriga delar av säkerhetsstyrningssystemet ska det därför skapas lämpliga och lättanvända vägar för att anmäla avvikelser.

7.2. Klassificering

En god utvärdering bygger på en god klassificering av avvikelser. Därför ska klassificeringen ses över i samband med den årliga genomgången av avvikelserna.

8. ÖVRIG INFORMATIONSHANTERING

8.1. Öppenhet

Säkerhetsstyrningssystemet är i sig ingen affärshemlighet. Samarbete mellan museiorganisationerna underlättar och därför ska åtminstone giltiga föreskrifter vara fritt tillgängliga på internet. Systemdata bör däremot vara åtkomligt endast för behöriga användare och särskild restriktivitet ska iakttas vid åtkomst av persondata i kompetenshanteringssystemet.

8.2. Övriga dokument

Avtal m m som kan tänkas beröra trafik- och infrastruktursäkerhet ska vara skriftliga och förvaras på tillgänglig plats. Elektroniskt överförda dokument ska skrivas ut på papper, ges en beteckning och förvaras på tillgänglig plats. Förvaringen ska vara organiserad så att dokumentet kan återfinnas med hjälp av beteckningen.

9. BACKUP OCH ARKIVERING

All datalagrad information ska ha backupkopior. Dokument av särskild vikt och för arkivering ska även skrivas ut på papper. Om inte annat föreskrives i denna eller andra föreskrifter, ska de arkiverade dokumenten sparas i minst tio år.

---

Malmbanans Vänner, Arcusvägen 95, 975 94 LULEÅ. Tel 0920-250016. E-post sakerhet@nbjvm.se

 Fil 0691 datum 2025-03-14