MBVF 0117 FÖRBÄTTRINGAR AV SÄKERHETSSTYRNINGSSYSTEMET

Version:	1.0	Referens:	jla240502
Giltighet fr o m:	2025-02-23	T o m:	Tills vidare
Godkänd av:	MBV styrelse / Arnold Vonkavaara	Referens:	Sty 25:4 (§ 25-30)
Revalideringsdatum:		Referens:
Ersätter:	Tidigare version finns ej.	Daterad:
Ansvarig utgivare:	Tc Rolf Nord
Sakredaktör:	Sa Jan LÅPngström

Denna föreskrift är f n inte knuten till någon handbok. Se i stället MBVH 00118, 00119 och 00132.

INNEHÅLL

---

1. ALLMÄNT

1.1. Säkerhetsstyrningssystemets ändamålsenlighet

Ett fungerande säkerhetsstyrningssystem kan inte tillåtas vara statiskt och oförändrat. Styrande dokumnent, ändringar i rullande materiel och personal i säkerhetstjänst påverkar utformningen. Felaktigheter i föreskrifter och rutiner måste kunna upptäckas och rättas till. Denna föreskrift sammanfattar hur säkerhetsstyrningssystemet kan förbättras.

Grovt kan säkerhetsstyrningssystemet delas in i regler och aktiviteter, där de förra styr de senare. Vid överväganden om förbättringar av säkerhetsstyrningssystemet ska man ta båda dessa delar i betraktande.

Incitament till förbättringar kan fås genom ett flertal metoder där MBV mer eller mindre kan välja hur de utformas. I det stora hela är metoderna oberoende av varandra.

1.2. Styrande dokument

• Förordning (EU) 1078/2012 om en gemensam säkerhetsmetod för övervakning Bilaga II 6.4.5a
• Förordning (EU) 2018/762 med ändringar enligt förordning (EU) 2020/782, om gemensamma säkerhetsmetoder för krav på säkerhetsstyrningssystem
• Förordning (EU) 2019/779 med ändringar enligt förordning (EU) 2020/780, om certifiering av enheter som ansvarar för underhåll

2. STRATEGI FÖR KONTINUERLIG FÖRBÄTTRING

Den kontinuerliga förbättringen grundar sig på MBV:s säkerhetspolicy (MBVF 0109) där det klart anges att säkerhetsstyrningssystemet alltid kan förbättras.

Härvid ska den sakkunskap som finns samlad inom MBV tas till vara och såväl de erkända metoder som anges i styrande dokument som mindre formella metoder användas för att kritiskt granska säkerhetsstyrningssystemet och risker bedömas vid föreslagna ändringar.

3. METODER

3.1. Övervakning med indikatorer

Med indikator menas ett mätetal som beskriver verksamhetens resultat i en viss del av verksamheten. Om detta mätetal över- eller underskrider fastställda värden, ska orsaken utredas och åtgärder föreslås. Denna obligatoriska metod är ingående specificerad i (EU) 1078/2012 och hur den används vid MBV är närmare beskrivet i MBVF 0132.

3.2. Säkerhetsrevision

Nyckelordet för revision är oberoende. En större eller mindre del av säkerhetsstyrningssystemet granskas av en revisor med egenskaperna opartiskhet, oberoende, och öppenhet. Ingenting avses ändras under revisionen, men den resulterar i en rapport med förslag till åtgärder, varefter MBV:s förbättringsarbete vidtar. Hur säkerhetsrevision, som är obligatorisk, ska gå till behandlas i MBVF 0119.

Anm. Säkerhetsrevision kan även benämnas internrevision.

3.3. Avvikelser

Inget säkerhetsstyrningssystem fungerar i praktiken felfritt. Det sker hela tiden större eller mindre avsteg från föreskrifter, rutiner eller allmänt accepterade förfaranden. Avstegen kan bero på yttre faktorer, men även sådana bör tas hänsyn till för att rutiner e d ska kunna förbättras. Genom att samla in uppgifter och analysera dem kan man se vad som behöver förbättras. Olyckor och tillbud är också avvikelser som behöver utredas och kan föranleda förbättringar av säkerhetsstyrningssystemet.

3.4. Det dagliga livet

En vaksam och riskmedveten personal kan ge uppslag till förbättringar även om det inte är någon avvikelse som ligger till grund för tankegången. Det är knappast möjligt att i denna föreskrift sätta regler för hur detta ska gå till, men all personal bör uppmuntras till att diskutera hur arbetet går till eller skulle gå till. Vid möten av olika typ ska man kunna ta upp sådana frågor, t ex vid repetitionsutbildning.

3.5. Ledningens genomgång

Säkerhetsansvarig ska fortlöpande månadsvis informera styrelsen om pågående säkerhetsarbete och dess resultat. Redovisningen ska ske på närmaste styrelsemöte, till vilket säkerhetsansvarig ska kallas. Redovisningen ska dokumenteras i styrelseprotokoll eller bilaga till detta.

3.6. Omvärldsbevakning

Säkerhetsansvarig ska bevaka aktiviteter från tillsynsmyndighet och liknande instanser samt även information från andra järnvägsaktörer.

4. FÖRESKRIFTER ÄNDAMÅLSENLIGHET

4.3. Periodisk översyn

För att hålla föreskrifterna uppdaterade ska dessa granskas minst vart tredje år. Detta kan ske vid säkerhetsrevisionen eller vid annat tillfälle, då enligt samma kriterier som vid säkerhetsrevisionen. Om man finner att föreskriften behöver ändras, ska en ny version ersätta den gamla och godkännas enligt reglerna i MBVF 0101 avsnitt 3.6. Om ingen ändring behöver ske, ska föreskriften förses med markering om att den är revaliderad med datum och referens till beslut. Om revalidering, se MBVF 0102 avsnitt 2.3.

4.4. Förkortat översynsintervall

När innehållet i en föreskrift till icke oväsentig del är beroende av externa dokument, ska föreskriften ses över senast ett år efter godkännande eller revalidering, varvid den antingen ska revalideras eller uppdateras till ny version. Typexempel för en sådan föreskrift är MBVF 0235 Förarens regelbok.

5. KONTINUERLIG FÖRBÄTTRING I ÖVRIGT

5.1. Anledningar till förbättringar

Medan verksamheten pågår, inkommer hela tiden erfarenheter som kan påverka och förbättra systemet:

• Vid olyckor och tillbud till olyckor ska vid utredningen frågan komma upp om påverkan på säkerhetsstyrningssystemet.
• Även vid andra avvikelser (MBVF 0118) ska denna frågeställning vara aktuell.
• Personalen ska uppmuntras att ta upp till diskussion om förskrifter och rutiner är lämpliga för sitt ändamål.
• Kontinuerlig bevakning av omvärlden ska ske (MBVF 0124) för att utreda hur ändringar i styrande dokument och andra organisationer hanterat olyckor och förbättringar.
• Vid övervakning av säkerhetsstyrningssystemet (MBVF 0132) kan vinnas information som kan ge förbättringar.

När extern information inkommer som kan tänkas påverka säkerhetsstyrningssystemets uppbyggnad och utförande, ska en förbättringsprocedur inledas.

5.2. Förbättringsproceduren

Proceduren ska dokumenteras som en utredning, ev kompletterad med riskutredning. Den allmänna gången är:

• Om informationen direkt rör MBV, hade systemet förmåga att behandla händelsen korrekt?
• Vid en händelse utanför MBV, hade MBV:s system förmåga att behandla en tänkt händelse korrekt?

Beroende på svaret på dessa frågor, kan man komma fram till att ingen ändring i säkerhetsstyrningssystemet erfordras (skälen dokumenteras). Annars:

• Ett förslag till ändring i föreskrift, handbok eller rutin i övrigt tas fram.
• Förslaget riskhanteras enligt MBVF 0126.
• Om ändringen ska genomföras, hanteras den på det sätt som gäller för resp typ av dokument (MBVF 0103, MBVF 0301) för versionshantering, godkännande etc.

Vid oklara fall bör extern kompetens anlitas. Om proceduren föranlett gransking av en hel föreskrift och denna då inte befunits vara i behov av uppdatering, får den markeras revaliderad med hänvisning till gjord utredning.

5.3. Periodisk översyn

För att hålla föreskrifterna uppdaterade ska dessa granskas minst vart tredje år. Detta kan ske vid säkerhetsrevisionen eller vid annat tillfälle, då enligt samma kriterier som vid säkerhetsrevisionen. Om man finner att föreskriften behöver ändras, ska en ny version ersätta den gamla och godkännas enligt reglerna i MBVF 0101 avsnitt 3.6. Om ingen ändring behöver ske, ska föreskriften förses med markering om att den är revaliderad med datum och referens till beslut. Om revalidering, se MBVF 0102 avsnitt 2.3.

5.4. Förkortat översynsintervall

När innehållet i en föreskrift till icke oväsentig del är beroende av externa dokument, ska föreskriften ses över senast ett år efter godkännande eller revalidering, varvid den antingen ska revalideras eller uppdateras till ny version. Typexempel för en sådan föreskrift är MBVF 0235 Förarens regelbok.

6. STYRELSENS GENOMGÅNG

6.1. Fortlöpande redovisning

Redovisningen ska dokumenteras i styrelseprotokoll eller bilaga till detta.

6.2. Årsvis redovisning

7. RAPPORTERING TILL DEN NATIONELLA SÄKERHETSMYNDIGHETEN

En årlig säkerhetsrapport ska insändas till Transportstyrelsen senast den 31 mars varje år och innehålla de uppgifter som anges i TSFS 2024:2. Rapportering ska ske på blankett TSJ 7053 eller på det sätt som Transportstyrelsen i stället kan föreskriva. Trafikchefen ansvarar för att denna rapport insändes och ska fortlöpande hålla sig orienterad om

• Avvikelser avseende olyckor och tillbud
• Övriga avvikelser av den karaktär att rapportens innehåll påverkas.
• Hur riskhantering används i verksamheten
• Vilka säkerhetsmål som är uppsatta och i vilken mån de uppnås
• Resultatet av utförda systemrevisioner

Denna orientering ska ske i samarbete med maskinchef, banchef, säkerhetsansvarig och ekonomifunktionen.

---

Malmbanans Vänner, Arcusvägen 95, 975 94 LULEÅ. Tel 0920-250016.

 Fil 1105 datum 2025-03-14