MBVF 0102 ALLMÄN UTFORMNING AV SÄKERHETSSTYRNINGSSYSTEMET
| Version: | 4.1 |
Referens: | jla230925 |
| Giltighet fr o m: | 2023-10-01 |
T o m: | Tills vidare |
| Godkänd av: | MBV Styrelse /Arnold Vonkavaara |
Referens: | Sty 23-14 (§ 23-161) |
| Revalideringsdatum: | |
Referens: | |
| Ersätter: |
MBVF 0102 ver 4.0
| Daterad: | 2021-03-14 |
| Ansvarig utgivare: | Tc Rolf Nord |
| Sakredaktör: | Sa Jan Långström |
Ändringar jämfört med tidigare version är markerade med streck eller avvikande bakgrundsfärg.
INNEHÅLL
1. ALLMÄNT
1.1 Syfte
Denna föreskrift riktar sig till den eller de som upprättar, övervakar och modifierar säkerhetsstyrningssytemet.
Avsikten med denna föreskrift är att göra säkerhetsstyrningssystemet enhetligt och lättanvänt.
1.2. Styrande dokument
- Förordning (EU) 2018/762 med ändringar enligt
förordning (EU) 2020/782, särskilt bilaga I och II punkterna 4.4 - 4.5.
- MBVF 0101 Säkerhetsstyrningssystem.
Det rekommenderas även att ta del av allmänna handledningar för att skriva entydigt och lättfattligt språk.
1.3. Närliggande dokument
- MBVF 0103 Informationshantering i säkerhetsstyrningssystemet.
1.4. Inverkan av säkerhetspolicyn
Föreskrifterna ska skrivas i säkerhetspolicyns (se MBVF 0109) anda,
vilket bl a ska innebära de ska följa våra säkerhetsmål och sträva mot att vi håller ner riskerna på en
acceptabel nivå för att förebygga skada på personer och materiel. De måste även uppfylla kraven från Europeiska
unionen, Transportstyrelsen, Trafikverket, övriga berörda infrastrukturägare och oss själva.
2. REGLER FÖR FÖRESKRIFTER MBVF
2.1. Allmänt
- Inga onödiga föreskrifter. Vi ska inte förelägga oss att göra saker som inte har ett klart syfte.
En onödig föreskrift minskar respekten för nödvändiga föreskrifter.
- Sammanhållen information per föreskrift. Regler som hänger samman med varandra ska i möjligaste mån
föras samman i en föreskrift.
- Innehållet i föreskrifterna ska underlätta riskanalys. En medvetenhet om riskerna ska genomsyra
organisationen.
- Innehållet i föreskrifterna ska underlätta registrering av avvikelser.
- Möjligheten till förenkling av reglerna ska beaktas.
2.2. Versionshantering
Alla föreskrifter ska förses med ett tvådelat versionsnummer, skrivet med siffror som N.M, där N är
huvudversionsnummer och M underversionsnummer. Varje ny utgåva ska förses med ett nytt versionsnummer.
Den första gällande utgåvan av en föreskrift har versionnummer 1.0. Om versionsnummer behövs för åtskillnadens
skull för föreskrifter under utarbetandet, bör alltid huvudversionsnumme 0 användas.
Huruvida man ändrar huvudversionsnumret har att göra med föreskriftens struktur. När den genomgår en större
ändring, ska man ta till ett nytt huvdversionsnummer. Mindre ändringar ska bara ge ett nytt underversionsnummer.
Stavfel och liknande får dock rättas utan att man anser att en ny version tillkommit.
2.3. Giltighet och ogiltighet
Varje föreskrift ska vara försedd med ett datum då den träder i kraft. Normalt är detta det datum då den
godkänts av behörig instans (styrelsen eller delegat). Det ska också anges vilken version (versionsnummer
och giltighetsdatum) den ersätter.
När en föreskrift granskats i samband med säkerhetsrevision eller det kontinuerliga förbättringsarbetet
och befunnen duglig i befintligt skick för sitt ändamål, ska den undergå samma godkännandeprocedur som vid
första godkännandet men anges som revaliderad, vilket ska anges på samma sätt som vid godkännande.
Versionsnumret ska inte ändras vid revalidering.
När en ny version träder i kraft, ska den gamla versionen förses med påskrift om att den är ogiltig och
vilken version som ersatt den och arkiveras.
2.4. Granskning, godkännande och dokumenthuvud.
Godkännande ska ges enligt reglerna i MBVF 0101 avsnitt 3.6. Före ett
godkännande ska föreskriften granskas av en person insatt i de förhållanden som föreskriften berör och då anges
som ansvarig utgivare.
- Styrelsen ska alltid godkänna MBVF klass 01, övergripande föreskrfter.
- Trafikchefen ska godkänna MBVF som berör trafiken, normalt klass MBVF 02.
- Maskinchefen ska godkänna MBVF som berör rullande materiel, normalt klass MBVF 04.
- Banchefen ska godkänna MBVF som berör infrastruktur.
- På styrelsens uppdrag får även Säkerhetsansvarig ersätta trafikchef, maskinchef eller banchef.
- Styrelsen ska uppdra åt lämplig funktionär att godkänna här ej nämnda föreskrifter.
2.5. Dokumenthuvud
Gränsen mellan dokumenthuvud och löpande text ska markeras med en horisontell linje. Ovanför den ska
finnas i ordning:
- Dokumentets beteckning och titel med versaler och fet stil.
- En tabell där aktuellt versionsnummer, ersatt versionsnummer, sakredaktör, godkännande och övrigt
angående dokumentet anges.
- Vid behov anmärkning t ex om orsak till ändringar med gemen och kursiv stil.
- Om tillämpligt, innehållsförteckning.
Godkännande och revalidering ska åtföljas av referens så beslutet kan spåras. Vid revalidering ska
uppgiften om första godkännande stå kvar.
Denna föreskrift kan tjäna som illustration över hur dokumenthuvudet bör utformas.
2.6. Val av ord och deras innebörd
Ska = Detta måste vi göra. Gör man inte så, är det en avvikelse.
Bör = Lämpligt att göra, men inte alldeles nödvändigt.
Kan = Om det bedöms nödvändigt, gör det.
Får = Det är tillåtet att göra detta, men inte nödvändigt.
En negation ger annorlunda innebörder:
Bör inte = Olämpligt, men kan göras i vissa situationer.
Ska inte = Mycket olämpligt, men inte riktigt som nedanstående. Kan resultera i en avvikelse.
Får inte = Förbjudet. Definitivt en avvikelse som ska utredas.
Högre krav än nödvändigt bör inte ställas. Korrekta facktermer ska användas för att undvika missförstånd.
De termer som finns definierade i styrande dokument ska användas. Andra termer, i den mån de inte är allmänt
kända, bör definieras i början på dokumentet och man kan även förtydliga.
För att beteckna en del av ett dokument, använd ordet avsnitt (ordet punkt kan missförstås).
2.7. Rekommenderad indelning
Uppställningen bör göras i logisk ordning och förses med huvudrubriker och underrubriker. Information
som hänger samman ska föras under en och samma samma huvudrubrik. Rubrikerna numreras enligt samma modell
som i denna förskrift.
Om inget annat gör det nödvändigt, ska avsnittet under första huvudrubriken omfatta:
- allmänna saker.
- föreskriftens syfte.
- styrande dokument.
- närliggande dokument och andra allmänna upplysningar som underlättar läsningen och förståelsen.
2.8. Reglernas detaljnivå
Ofta finns det flera möjliga sätt att följa en tvingande regel. För att inte en föreskrift ska bli
alltför omfattande och detaljrik, bör en föreskrift inte innehålla en beskrivning av hur en regel ska
efterföljas, såvida det inte är nödvändigt att utförandet sker just på ett visst sätt. Beskrivningar
av utförandet och checklistor m m bör finnas i en handbok knuten till föreskriften.
2.9. Koppling till andra föreskrifter och handböcker
Om en föreskrift på något sätt hänger ihop med en annan föreskrift eller handbok, bör det finnas en
hänvisning till den senare med angivande av relevant avsnitt om så är lämpligt. I den digitala versionen
bör därvid hänvisningen vara i form av en hyperlänk enligt metod som är lämplig på webplatsen. Det ska
alltid kontrolleras i den länkade föreskriften att hänvisningen stämmer och i förekommande fall övervägas
om den länkade behöver korrigeras.
Vid revision av en föreskrift ska alla andra föreskrifter och handböcker genomsökas för att inte döda
länkar ska uppstå. Detta underlättas om man konsekvent gör den digitala utgåvan först.
3. REGLER FÖR MEDDELANDEN MBVM
3.1. Allmänt
Ett meddelade i säkerhetsfrågor (MBVM) har samma tyngd som en föreskrift. Normalt användningsområde
är bl a för avstängning av spår, nedsatt hastighet och lastningsrestriktioner.
- Behöriga att utfärda meddelanden MBVM är de som anges i MBVF 0101.
- Inga onödiga meddelanden. Ett onödigt meddelande minskar respekten för nödvändiga meddelanden.
- Ett meddelande ska vara tidsbegränsat med undantag för återkallande. Giltigheten får ej överstiga
två år räknat från första giltighetsdatum.
- Ett meddelande kan återkallas inom angiven giltighetstid genom ett nytt meddelande.
Det bör övervägas att inarbeta ett meddelande i lämpligt föreskrift om de förhållande som föranlett
meddelandet inte kommer att upphöra efter meddelandets sista giltighetsdatum. Möjligheten till
förenkling av reglerna ska beaktas.
3.2. Dokumenthuvud
Det ska framgå
- Rubrik som beskriver meddelandets innehåll.
- Vem som utfärdat meddelandet.
- När meddelandet börjar gälla respektive upphöra.
3.3. Övrigt innehåll
Meddelandet ska vara:
- Sammanhållen information per meddelande. Regler som hänger samman med varandra ska i möjligaste mån
föras samman i ett meddelande.
- Innehållet i meddelandet ska underlätta riskanalys. En medvetenhet om riskerna ska genomsyra
organisationen.
- Innehållet i meddelande ska underlätta registrering av avvikelser.
4. REGLER FÖR HANDBÖCKER MBVH
4.1. Allmänt
Handböcker kan vara friare utformade och täcka varierande områden. Vissa handböcker är dock knutna
till specifika föreskrifter (se avsnitt 4.2) och ska följa mindre fria regler. Handböcker ska förses
med beteckningen MBVH plus ett femsiffrigt nummer.
- MBVH 1XXXX och 2XXXX berör administrativa och allmänna ämnen.
- MBVH 3XXXX berör trafikavdelningen.
- MNVH 4XXXX berör maskinavdelningen.
- MBVH 5XXXX berör banavdelningen.
4.2. Handböcker knutna till föreskrifter
Dessa behandlar till skillnad från föreskrifter som definierar regelverket, hur man tillämpar
föreskrifterna, speciellt då det kan finnas flera vägar att uppnå målet. De ska ha nummer i serien
00101 - 02999 där de fyra sista siffrorna är lika med förskriftens nummer. De ska ange vilken version
av motsvarande föreskrift MBVF som den är knuten till. Exempel: MBVF 0210 med handbok MBVH 00210.
En föreskrift måste inte ha en handbok.
5. REGLER FÖR RUTINER OCH CHECKLISTOR
5.1. Allmänt
Dessa båda begrepp ligger nära varandra, men skiljs åt bl a genom att:
- Rutiner är en kortfattad beskrivning av vad man har att göra i en viss sistuation.
- Checklistor är hjälpmedel för att pricka av vad man har gjort så att inget blir glömt.
Detta ska man ta hänsyn till när man författar dokument av dessa två typer.
5.2. Inordning av rutiner och checklistor
Det är lämpligt att foga rutiner och checklistor som bilagor till handböcker, då det är där det
praktiska utförandet bör stå. Om dessa har betydelse för säkerheten, ska sådana bilagor vara försedda
med ett huvud som talar om vilken handbok och ev föreskrift de är knutna till, liksom datum för
giltighet och utfärdare.
Rutiner och checklistor utesluter inte varandra, utan får behandla samma ämne, men måste då samordnas.
5.3. Enkelhet
Det ska inte finnas någon tveksamhet vad de olika punkterna i rutiner och checklistor avser, men
man får hänvisa till relevanta avsnitt i styrande dokument, som i det här fallet inte bara är lagar
och förordningar utan går ned på handboksnivå.
Särskilt när det gäller checklistor ska den typografiska utformningen beaktas så ifyllningen
underlättas.
6. ÖVRIGA DELSYSTEM I SÄKERHETSSTYRNINGSSYSTEMET
Övriga delsystem ska vad deras förskrifter och handböcker med bilagor följa riktlinjerna i denna
MBVF. Ytterligare anvisningar och regler ska finnas respektive föreskrifter enligt:
Malmbanans Vänner, Arcusvägen 95, 975 94 LULEÅ. Tel 0920-250016. E-post sakerhet@nbjvm.se
Fil 1140 datum 2025-03-15