MBVF 0415 ANLITANDE AV ENTREPRENÖRER OCH LEVERANTÖRER

Version:	1.0	Referens:	jla231118
Giltighet fr o m:	2025-03-07	T o m:	Tills vidare
Godkänd av:	MBV styrelse /Arnold Vonkavaara	Referens:	Sty 25:4 (§ 25-30)
Revalideringsdatum:		Referens:
Ersätter:	Ingen tidigare version finns	Daterad:
Ansvarig utgivare:	Tc Rolf Nord
Sakredaktör:	Sa Jan Långström

---

INNEHÅLL

---

1. ALLMÄNT

1.1. Om föreskriften

Denna föreskrift kompletterar MBVF 0130 Samverkan med interna och externa järnvägsaktörer, som innehåller allmänna regler, med anvisningar om de fall där entreprenörer och leverantörer anlitas i vid underhåll av fordon och likartad utrustning.

Föreskriften förutsätter att MBV utnyttjar undantaget om certifiering i (EU) 2019/779 artikel 3. Om beslut om att ansöka om certifiering fattas, ska styrelsen se till att denna föreskrift ändras för anpassning till certifieringssystemet.

Föreskriften gäller inte avtal och beställningar där säkerhetspåverkan saknas.

1.2. Styrande dokument

• (EU) 2018/762 (SMS-förordningen) bilaga I och II
• (EU) 2019/779 (ECM-förordningen) Artikel 9, bilaga II

1.3. Definitioner

Entreprenör och leverantör definieras i MBVF 0130. Gränsdragningen mellan dessa kan ibland vara svår, men det förutsätts i fallet med entreprenör att ett avtal i förväg träffats om att fortlöpande utföra en del av MBV:s verkstadsverksamhet. Om enstaka arbeten beställs utan att MBV är bundet till ett överenskommet företag, handlar det om leverantörer.
Exempelvis kan hjulsvarvning kan vara endera.

I denna föreskrift betecknar partner endera entreprenör eller leverantör.

2. FÖRDELNING OCH ANSVAR

2.1. Inom MBV

Av de fyra funktionerna som definieras i punkterna b, c och d i artikel 14.3 i direktiv (EU) 2016/798 får hela eller delar av funktionerna läggas ut på entreprenad utom ledningsfunktionen (ECM-F1).

2.2. Entreprenörer

Innan entreprenör anlitas, ska det finnas ett skriftligt avtal. Det ska klart framgå vilket ansvar entreprenören ikläder sig. Särskild uppmärksamhet ska ägnas säkerhetskritiska komponenter. En entreprenör ska ansvara för sina underentreprenörers arbeten och leveranser som för sig själv. För att vara giltigt, ska ett avtal med entreprenör undertecknas av styrelsens ordförande.

2.3. Leverantörer

En entreprenör ska ansvara för sina underentreprenörers arbeten och leveranser som för sig själv. Den som beställer något av en leverantör ska ha behörighet att göra det. Behörigheten inkl begränsningar i vad som får beställas utfärdas av styrelsen eller maskinchefen.

3. RISKBEDÖMNING

Den gemensamma säkerhetsmetoden (se MBVF 0126) ska i tillämplig mån användas. För varje steg i upphandlingsprocessen ska övervägas om steget behöver någon form av riskbedömning.

4. URVAL

4.1. Urvalsfaktorer

När en partner ska väljas, är det många faktorer som kan behöva bedömas. De krav, vilka oftast varierar beroende på vad som upphandlas, som ska ställas på en partner ska fastställas innan urvalet sker. De faktorer som inverkar eller kan misstänkas kan ha inverkan på säkerheten ska prioriteras.

Följande ska minst kontrolleras så långt det är tillämpligt

• Kompetens hos partnern?
• Har partnern ett underhålls- och förvaltningssystem som är tillfredsställande och dokumenterat?
• Är partnern medveten om vilka risker de kan utsätta kundens verksamhet för?
• Beskrivning av principer för ansvar och säkerhetsrelsterade arbetsuppgifter.
• Skyldigheter avseende överföring av relevant information mellan båda parter.
• Spårbarhet för säkerhetsrelaterade dokument.
• Relevant certifiering.

Särskild uppmärksamhet ska ägnas de säkerhetskritiska komponenter som kan förekomma.

4.2. Metoder

Metoder får anpassas till den typ av partner som är aktuell. Följande bör användas när det är möjligt:

• Gå tillbaka till tidigare erfarenheter
• Ta in referenser
• Infordra dokumentation
• Besöka partnern
• Studera partnerns processer

5. AVTAL OCH LEVERANS

Leveranskontroll ska ske mot avtal/beställning och att produkten uppfyller förväntade kvalitetskrav. Inför avtalsteckning med entreprenör ska säkerhetsrelaterade produkter och tjänster klart identifieras.

Avtalet för entreprenörer ska innehålla överenskommelse om att MBV får övervaka entreprenörens medvetenhet om riskerna han kan utsätta MBV för.

De grundläggande principerna ska vara tydligt definierade, kända och införda i avtalet mellan parterna beträffande:

• Ansvar och arbetsuppgifter som rör järnvägssäkerhet.
• Skyldigheter avseende överföring av relevant information mellan båda parter.
• Spårbarhet för säkerhetsrelaterade dokument.
• Spårbarhet för delar ingående i säkerhetskritiska komponenter.

---

Malmbanans Vänner, Arcusvägen 95, 975 94 LULEÅ. Tel 0920-250016. E-post sakerhet@nbjvm.se

 Fil 1336 datum 2025-03-10